1.Marco normativo y alcance
Esta política desarrolla el régimen de protección de datos personales previsto en el artículo 15 de la Constitución Política (habeas data), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Aplica a todos los datos personales tratados a través de la plataforma GearDash.
La plataforma opera bajo un esquema multi-tenant en el que conviven dos roles de tratamiento claramente diferenciados, descritos en la sección siguiente.
2.Roles: Responsable y Encargado del Tratamiento
Respecto de los datos de las personas que crean y administran cuentas (nombre del propietario, correo, teléfono, credenciales), GearDash actúa como Responsable del Tratamiento.
Respecto de los datos que cada Taller registra sobre sus propios clientes finales, vehículos y empleados, el Taller es el Responsable del Tratamiento y GearDash actúa como Encargado del Tratamiento (artículo 3, literales d y e, Ley 1581 de 2012): trata esos datos únicamente por cuenta del Taller, conforme a las finalidades del servicio, y no los utiliza para fines propios.
Cada Taller declara y garantiza que obtuvo la autorización previa, expresa e informada de sus titulares, o que cuenta con otro fundamento legal para el tratamiento, y que atenderá las consultas y reclamos de sus titulares. GearDash brindará al Taller la colaboración razonable para ello.
3.Datos que se recolectan
A través de la plataforma se recolectan las siguientes categorías de datos:
- Datos de cuenta y contacto: nombre del propietario o administrador, correo electrónico, teléfono, nombre e identificación tributaria (NIT) del taller.
- Datos operativos registrados por el Taller: clientes finales (nombre, documento, contacto), vehículos, órdenes de trabajo, citas, facturas y, según el plan, datos laborales de empleados (contrato, salario, comisiones).
- Evidencia de contratación electrónica: fecha, hora, dirección IP, navegador, sistema operativo y versión de los documentos legales aceptados (Ley 527 de 1999).
- Datos técnicos de uso: registros de acceso y eventos necesarios para la seguridad y la operación del servicio.
- Consentimiento de cookies: decisión del visitante, fecha y datos técnicos asociados.
4.Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Crear y administrar la cuenta del Taller y de sus usuarios; autenticar accesos.
- Prestar las funcionalidades contratadas (gestión de órdenes, clientes, vehículos, inventario, facturación, nómina, reportes).
- Gestionar la suscripción: facturación, pagos, renovaciones, comunicaciones transaccionales.
- Conservar la evidencia de aceptación de los documentos legales y del consentimiento de cookies.
- Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y depurar errores.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias del Prestador.
- Enviar información sobre el servicio y novedades relevantes, con posibilidad de oposición para comunicaciones no transaccionales.
5.Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
Para ejercer estos derechos, el titular puede dirigirse a el canal de soporte habilitado dentro de la plataforma GearDash. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el titular sea cliente final o empleado de un Taller, GearDash redirigirá la solicitud al Taller Responsable y colaborará en su atención.
6.Autorización
La autorización para el tratamiento de los datos del administrador de la cuenta se obtiene durante el registro mediante la aceptación expresa de esta política, de la cual se conserva evidencia electrónica (fecha, hora, IP, agente de usuario y versión del documento), conforme al Decreto 1377 de 2013.
No se recolectan datos sensibles como requisito para acceder al servicio. Si alguna funcionalidad llegara a requerirlos (por ejemplo, datos laborales especiales), su suministro será facultativo y con las garantías reforzadas del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
7.Transferencias, transmisiones y encargados
Para operar, GearDash se apoya en proveedores de infraestructura (hosting y base de datos), pasarelas de pago y servicios de correo electrónico, quienes actúan como encargados o terceros proveedores bajo acuerdos que exigen confidencialidad y medidas de seguridad adecuadas.
Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia; en tal caso, la transferencia o transmisión internacional se realizará hacia países que ofrezcan niveles adecuados de protección o al amparo de las excepciones y garantías previstas en los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012 y en la Circular Única de la SIC.
GearDash no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales.
8.Conservación y supresión
Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contables, tributarias y la defensa de reclamaciones. La evidencia de aceptación de documentos legales se conserva por el término de prescripción de las acciones contractuales.
Terminado el contrato, el Taller podrá solicitar la entrega o supresión de su información operativa. La supresión no procederá mientras exista un deber legal o contractual de conservación (artículo 9, Decreto 1377 de 2013).
9.Medidas de seguridad
GearDash implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: aislamiento lógico por taller (multi-tenant), control de acceso por roles, cifrado de credenciales de integraciones en reposo, canales cifrados (HTTPS) y registro de eventos. El detalle se describe en la Política de Seguridad del Centro Legal.
Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, GearDash lo gestionará conforme a su procedimiento interno, informará a los Talleres afectados y reportará a la SIC cuando la normatividad lo exija.
10.Área responsable y vigencia
El área responsable de la atención de consultas y reclamos de datos personales es la administración de GearDash, contactable a través de el canal de soporte habilitado dentro de la plataforma GearDash.
Esta política rige desde su fecha de vigencia y permanecerá vigente mientras se realice tratamiento de datos personales. Sus modificaciones se publicarán en el Centro Legal indicando versión y fecha; los cambios sustanciales serán comunicados a los Talleres.